Mit diesen Tools zu mehr Buchungen online

Deine Kunden lieben es schnell, direkt und unkompliziert – ob auf der Webseite, per App oder via Social Media. Online-Buchungstools ermöglichen Terminvereinbarungen rund um die Uhr, ganz ohne Warteschleife.

Je einfacher der Buchungsprozess, desto höher die Abschlussrate.

Aber nicht jede Zielgruppe tickt digital. Bei komplexen oder erklärungsbedürftigen Angeboten greifen viele lieber zum Telefon. Prüfe daher die Vorlieben deiner Zielgruppe – ob digital, telefonisch oder im Mix. Wähle anschliessend die Buchungsmethoden, die zu deinem Business und deinen Abläufen passen.

1.1 Vorteile und Nachteile einzelner Buchungsmethoden

1.1.1 Buchungen per Telefon

Willst du den persönlichen Kontakt zu Kundinnen und Kunden stark in den Fokus stellen, ist die Buchung via Telefon eine bevorzugte Wahl für den direkten Austausch. Kleiner Tipp: Über einen auf deiner Webseite integrierten WhatsApp-Button integrierst du gleichzeitig eine Social Chat Funktion.

Vorteile & Nachteile bei Buchungen via Telefon

• Vorteile: einfache Handhabung für breite Zielgruppen auch von unterwegs; direkter Austausch stärkt die Kundenbindung; individuelle Wünsche & Probleme werden schnell erfasst.
• Nachteile: Erreichbarkeit ist nicht immer gewährleistet bzw. ist sicherzustellen (erhöhter Ressourcenaufwand: Telefon besetzen); bei hohem Kundenaufkommen kein verlässliches Kommunikationstool (Warteschleife).

1.1.2 Messenger-Dienste als Social Shopping Kanal

Messenger-Dienste sind längst mehr als reine Chat-Apps – sie entwickeln sich zu zentralen Touchpoints entlang der Customer Journey. Immer mehr Nutzer verwenden WhatsApp, Instagram oder Facebook Messenger gezielt zur Inspiration für Produkte und zum Einkaufen. Mit einer smarten Messenger-Marketing-Strategie kannst du dieses Bedürfnis gezielt bedienen – z. B. mit News, personalisierten Angeboten, automatisierten Deals oder exklusiven Aktionen.

Besonders wirkungsvoll: Die Integration von KI-gestützten Chatbots wie ChatGPT oder Perplexity AI Assistant, die auf WhatsApp oder im Web Messenger automatisch auf Kundenanfragen reagieren, Empfehlungen aussprechen oder Buchungen entgegennehmen. So wird aus einem einfachen Chat ein echter Conversion-Booster.

Vorteile & Nachteile bei Buchungen via Messenger

• Vorteile: direkte und persönliche Kommunikation, hohe Öffnungsraten, einfache Integration von KI-gestützten Chatbots (z. B. ChatGPT) sowie schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen und Kaufimpulse. Ideal für gezielte Angebote, Empfehlungen und Kundenbindung.
• Nachteile: Begrenzte gestalterische Möglichkeiten im Vergleich zu klassischen Onlineshops, rechtliche Anforderungen (z. B. Datenschutz), Abhängigkeit von Plattformrichtlinien.

1.1.3 Externes Online-Buchungstool bzw. Plugin

Mithilfe von externen Online-Buchungstools lassen sich Terminbuchungen komplett automatisieren. Kleine Unternehmen sparen so wertvolle Ressourcen im Kundenmanagement. Kunden sehen auf der Webseite freie Termine und können den Termin dort direkt buchen und sich bestätigen lassen.

Baukastenanbieter wie WordPress, Shopify oder Jimdo bieten ihren Kunden eigene PlugIns für Online-Buchungsfunktionen. Eine Vielzahl weiterer Online-Buchungstools lässt sich via API in deine eigene Website oder Online-Shop integrieren. 

Vorteile & Nachteile bei externen Online-Buchungstools

• Vorteile: einfach & bequem für deine Kunden; Unternehmen sparen Zeit in der Bearbeitung von Anfragen; alle Informationen sind schnell ersichtlich und werden angefragt (Verfügbarkeit; nötige Angaben); Buchungen sind direkt über die Website möglich.
• Nachteile: auf genauen Funktionsumfang achten (kostenlos vs. kostenpflichtig); eventuell muss ein weiteres Tool gemanaged werden; Datensicherheit beachten, u.U. bleiben Kundendaten nicht im Unternehmen und werden extern verarbeitet; eher unpersönlicher Kontakt zu Kunden.

Hier findest du die wichtigsten Basis-Funktionen, die ein Online-Buchungstool bzw. -Plugin kennzeichnen:

• Termine anzeigen & buchen: Das Buchungstool sollte in der Lage sein, buchbare Zeitfenster (Slots) innerhalb der Öffnungszeiten deines Unternehmens anzuzeigen. Nur so können deine Kunden alle möglichen Termine sehen und buchen.
• Buchungsbestätigungen versenden: Idealerweise erhalten Menschen, die einen Termin oder eine Dienstleistung gebucht haben, direkt eine Buchungsbestätigung. Dadurch wird der Vorgang der Buchung automatisiert und es entstehen keine zusätzlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Kundinnen und Kunden schätzen eine solche Bestätigung als Rückversicherung. Dies trägt zu einem positiven Kundenerlebnis bei.
• Erinnerungs-E-Mails versenden: Die Möglichkeit zum Versenden von Erinnerungsmails intern (an Mitarbeitende; Verantwortliche) und extern (buchende Person). 
• Termine speichern: Synchrone Speicherung von Terminen und Kundendaten auf deiner Datenbank z.B. durch WordPress oder in einem externen Kalender; viele Tools bieten an, Termine automatisch in einem oder mehreren Kalendern (z.B. in Outlook, Google Kalender) zu speichern. 
• Kundendaten verwalten: Die automatische Erfassung der Kontaktdaten von sämtlichen buchenden Personen und ihre DSGVO-konforme Verarbeitung wird sichergestellt.
• Zahlungen annehmen (optional): Je nach Geschäftsmodell sollte es möglich sein, direkt bei der Buchung des Termins zu zahlen (z.B. für Online-Kurse; Events; Übernachtungen). Der Bezahlvorgang sollte einfach und sicher über übliche Zahlungsmittel, wie z.B. PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift erfolgen können. Eine Bestätigung der Zahlung via Mail ist integriert.  

Entdecke Buchungssysteme, Terminbuchungs-Apps sowie WordPress PlugIns, die für deine Branche geeignet sind:

3.1 Microsoft Scheduling and Booking App

Der große Vorteil des MS Booking Systems ist die Einbindung in das MS-Office-Ökosystem. Gebuchte Termine lassen sich so z.B. direkt mit MS Teams verknüpfen sowie im Outlook- oder Teams-Kalender anzeigen und bearbeiten. Für Unternehmen, die bereits MS Office nutzen, ist die Microsoft Booking App besonders empfehlenswert. Für das Tool fallen die Gebühren von Microsoft Business Standard an. 

Du kannst u.a. deine Öffnungszeiten oder die Zuordnung von Mitarbeitern zu bestimmten Terminen integrieren. 

➔ Mehr erfahren über Microsoft Scheduling and Booking App

3.2 SimplyBook.me

SimplyBook.me ist ein eigenständiges Buchungssystem, das sich gleichzeitig in andere Systeme wie z. B. WordPress integrieren oder über eine API anbinden lässt. Es eignet sich für eine Vielzahl an Service- und Dienstleistungs-Unternehmen, die Termin-Buchungen haben, darunter u.a. Friseursalons, Wellness- und Beautyeinrichtungen, Schulen, Eventmanagement, Fitness-Studios, Privattrainer, Berater, Finanzberater u.v.m. Besonderer Vorteil: Für jede Branche und ihre spezifischen Anforderungen verfügt die App über massgeschneiderte Zusatzfunktionen.

Die Buchungsfunktion von SimplyBook.me ist auf deinen Social-Media-Profilen integrierbar und mit einer Bezahlfunktion ausgestattet. Darüber hinaus liefert das Tool zahlreiche individuelle Features, wie z.B. Gutscheine, Mitgliedschaften oder Anmeldeformulare.

➔ Mehr erfahren über SimplyBook.me

3.3 Orbnet

Orbnet ist eine All-In-One Software Lösung für Coaches, Berater und Dienstleister. Mit orbnet verknüpfst du deine Terminbuchungen mit einem CRM zur Kundenverwaltung und deiner Buchhaltung. Die Software will so zur Konsolidierung verschiedener Geschäftsbereiche beitragen, um Prozesse zu verschlanken und deinen Verwaltungsaufwand zu minimieren.  

➔ Mehr zu orbnet

3.4 Calendly

Über Calendly lassen sich verschiedenste Meetings planen und koordinieren, die gleichzeitig mit mehreren Kalendern synchronisiert werden können (keine Überbuchungen!). Calendly ermöglicht es außerdem, Zahlungen mit Kreditkarte oder PayPal abzuwickeln.

➔ Mehr Infos zu Calendly

3.5 Booking Calendar

Mit der Open-Source-Software Booking Calendar speicherst du alle Kalenderdaten ausschließlich in deiner eigenen Datenbank (kein Account bei Drittanbietern nötig). Das Plugin ist sehr einfach auf deiner WordPress-Website zu installieren und lässt sich ohne große Anfangshürden direkt einsetzen.

➔ Mehr Infos zu Booking Calendar

3.6 Simple Booking Calendar

Einfache Buchungsanforderungen erfüllt ebenfalls das Tool Simple Booking Calendar. Einziges Manko bzw. nur geeignet für bestimmte Branchen: Mit Simple Booking Calendar können Kundinnen und Kunden lediglich Buchungen für ganze Tage vornehmen. Simple Booking Calendar ist deshalb besonders geeignet für das Buchen von Übernachtungen, Reisen, Ausflügen & Events. 

➔ Mehr Infos zu Simple Booking Calendar

3.7 Amelia

Kommt dein Geschäftsbetrieb mit den absoluten Basisfunktionen aus, sind WordPress Plugins, wie Simple Booking Calendar oder Booking Calendar eine geeignete Wahl. Zusätzliche Funktionen wie z.B. Integrationen in externe Kalender oder eine Bezahlfunktion bieten Plugins wie Calendly oder Amelia.

Drei Tipps, damit dein Online-Buchungssystem auch in der Praxis zum Umsatztreiber wird:

1. Gute Sichtbarkeit garantieren: Achte darauf, dass die Buchungsfunktion gut sichtbar auf deiner Landing Page integriert wird bzw. auf allen einzelnen Unterseiten (Buchungsbutton). Ein eigener Menuepunkt: „Buchen/Reservieren“ oder „Termin vereinbaren“ in deiner Navigation führt Nutzer noch gezielter zur Angebotsauswahl.
2. Preisübersicht erstellen: Erstelle eine eigene Seite mit einer Preisübersicht und der Möglichkeit zu buchen (Button oder Link zur Buchungsseite).
3. FAQ zum Buchungsvorgang integrieren: Erstelle eine FAQ auf deiner Buchungsseite, um häufig gestellte Fragen direkt zu beantworten und die Kaufentscheidung positiv zu beeinflussen.