Mehr Online-Buchungen für dein Business: Tipps & Tools

Online-Terminbuchung Vergleich: Welche Methode passt zu mir?

Deine Kunden lieben es einfach und unkompliziert. Das bedeutet im digitalen Zeitalter nichts weniger als die schnelle Kontaktaufnahme mit Unternehmen an allen Tochpoints. Dies gilt branchenübergreifend sowohl für den Service- und Dienstleistungssektor (z.B. Gastronomie, Fitness & Beauty u.a. Friseurhandwerk) als auch für beratende, freie und kreative Berufe (Berater & Coaches; Yogalehrer/-innen; allg. Gesundheitsberufe; Grafikdesigner etc.)

Alles online oder doch nicht?

Online-Terminbuchungen, so unkompliziert und zeitgemäß sie auf den ersten Blick erscheinen, sind nicht für jedes Unternehmen ultima ratio. Der Griff zum Telefon fällt Kunden im Fall erklärungsbedürftiger Produkte und Dienstleistungen möglicherweise leichter.

Überprüfe die Gewohnheiten deiner Zielgruppe, erfrage Prioritäten in deinem eigenen Umfeld und entscheide dann, welcher Mix an Buchungsmethoden für dein Business am besten funktioniert und möglichst reibungslos in deine Betriebsabläufe integriert werden kann.

Vorteile und Nachteile einzelner Buchungsmethoden

Buchungen per Telefon

Willst du den persönlichen Kontakt zu Kundinnen und Kunden stark in den Fokus stellen, ist die Buchung via Telefon eine bevorzugte Wahl für den direkten Austausch. Kleiner Tipp: Über einen auf deiner Website integrierten WhatsApp-Button integrierst du gleichzeitig eine Social Chat Funktion.

Messenger-Dienste als Social Shopping Kanal

Messenger-Dienste dienen längst nicht mehr nur dem Austausch von Nachrichten. Nutzer/-innen verwenden den digitalen Chat immer stärker auch auf der Suche nach neuen Inspirationen für interessante Produkte und Einkäufe.

Laut Sinch Brave New World Report 2022 wünschen sich 89 Prozent der Konsumentinnen und Konsumenten dialogbasierte Gespräche über Messenger.

Mit einer Messenger-Marketing Strategie adressierst du dieses Bedürfnis durch z.B. News und Updates, Angebote, Deals oder Werbung, die du an deine Kunden verschicken kannst. Verbinde deinen Messenger auch mit deinen übrigen Marketing-Aktivitäten und veranstalte Aktionen oder Gewinnspiele auf deiner Website oder im Online-Shop mit dem Aufruf zur Interaktion via Messenger-App. So generierst du regelmäßig neue Follower/-innen, die du anschließend gezielt mit Informationen über deine Marke und regelmäßigen Updates aus dem Unternehmen an dich binden kannst.

Vorteile & Nachteile bei Buchungen via Telefon

• Vorteile: einfache Handhabung für breite Zielgruppen auch von unterwegs; direkter Austausch stärkt die Kundenbindung; individuelle Wünsche & Probleme werden schnell erfasst
• Nachteile: Erreichbarkeit ist nicht immer gewährleistet bzw. ist sicherzustellen (erhöhter Ressourcenaufwand: Telefon besetzen); bei hohem Kundenaufkommen kein verlässliches Kommunikationstool (Warteschleife)

Externes Online-Buchungstool bzw. Plugin

Mithilfe von externen Online-Buchungstools lassen sich Terminbuchungen komplett automatisieren. Kleine Unternehmen sparen so wertvolle Ressourcen im Kundenmanagement. Kunden sehen auf der Website freie Termine und können den Termin dort direkt buchen und sich bestätigen lassen.

Baukastenanbieter wie WordPress, Shopify oder Jimdo bieten ihren Kunden eigene PlugIns für Online-Buchungsfunktionen. Eine Vielzahl weiterer Online-Buchungstools lässt sich via API in deine eigene Website oder Online-Shop integrieren. 

Vorteile & Nachteile bei externen Online-Buchungstools

• Vorteile: einfach & bequem für deine Kunden; Unternehmer/-innen sparen Zeit in der Bearbeitung von Anfragen; alle Informationen sind schnell ersichtlich und werden angefragt (Verfügbarkeit; nötige Angaben); Buchungen sind direkt über die Website möglich
• Nachteile: auf genauen Funktionsumfang achten (kostenlos vs. kostenpflichtig); eventuell muss ein weiteres Tool gemanaged werden; Datensicherheit beachten, u.U. bleiben Kundendaten nicht im Unternehmen und werden extern verarbeitet; eher unpersönlicher Kontakt zu Kunden

Was ist wichtig bei der Auswahl für ein Online-Buchungstool?

Hier findest du die wichtigsten Basis-Funktionen, die ein Online-Buchungstool bzw. -Plugin kennzeichnen:

1. Termine anzeigen & buchen: Das Buchungstool sollte in der Lage sein, buchbare Zeitfenster (Slots) innerhalb der Öffnungszeiten deines Unternehmens anzuzeigen. Nur so können deine Kunden alle möglichen Termine sehen und buchen.
2. Buchungsbestätigungen versenden: Idealerweise erhalten Menschen, die einen Termin oder eine Dienstleistung gebucht haben, direkt eine Buchungsbestätigung. Dadurch wird der Vorgang der Buchung automatisiert und es entstehen keine zusätzlichen Arbeitsabläufe im Unternehmen. Kundinnen und Kunden schätzen eine solche Bestätigung als Rückversicherung. Dies trägt zu einem positiven Kundenerlebnis bei.
3. Erinnerungs-E-Mails versenden: Die Möglichkeit zum Versenden von Erinnerungsmails intern (an Mitarbeitende; Verantwortliche) und extern (buchende Person). 
4. Termine speichern: Synchrone Speicherung von Terminen und Kundendaten auf deiner Datenbank z.B. durch WordPress oder in einem externen Kalender; viele Tools bieten an, Termine automatisch in einem oder mehreren Kalendern (z.B. in Outlook, Google Kalender) zu speichern. 
5. Kundendaten verwalten: Die automatische Erfassung der Kontaktdaten von sämtlichen buchenden Personen und ihre DSGVO-konforme Verarbeitung wird sichergestellt.
6. Zahlungen annehmen (optional): Je nach Geschäftsmodell sollte es möglich sein, direkt bei der Buchung des Termins zu zahlen (z.B. für Online-Schulungen; Events; Übernachtungen). Der Bezahlvorgang sollte einfach und sicher über übliche Zahlungsmittel, wie z.B. PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift erfolgen können. Eine Bestätigung der Zahlung via Mail ist integriert.  

Online-Buchungssysteme Vergleich: Tipps für externe Anbieter

Microsoft Scheduling and Booking App

Der große Vorteil des MS Booking Systems ist die Einbindung in das MS-Office-Ökosystem. Gebuchte Termine lassen sich so z.B. direkt mit Skype oder MS Teams verknüpfen sowie im Outlook- oder Teams-Kalender anzeigen und bearbeiten. Für Unternehmen, die bereits MS Office nutzen, ist die Microsoft Booking App besonders empfehlenswert. Für das Tool fallen die Gebühren von Microsoft Business Standard an. 

Du kannst u.a. deine Öffnungszeiten oder die Zuordnung von Mitarbeitenden zu bestimmten Terminen integrieren. 

➔ Mehr erfahren über Microsoft Scheduling and Booking App

SimplyBook.me

SimplyBook.me ist ein eigenständiges Buchungssystem, das sich gleichzeitig in andere Systeme wie z. B. WordPress integrieren oder über eine API anbinden lässt. Es eignet sich für eine Vielzahl an Service- und Dienstleistungs-Unternehmen, die Termin-Buchungen haben, darunter u.a. Friseursalons, Wellness- und Beautyeinrichtungen, Schulen, Eventmanagement, Fitness-Studios, Privattrainer, Berater, Finanzberater/-innen u.v.m. 

Die Buchungsfunktion von SimplyBook.me ist auf deinen Social-Media-Profilen integrierbar und mit einer Bezahlfunktion ausgestattet. Darüber hinaus verfügt das Tool über zahlreiche individuelle Features, wie z.B. Gutscheine, Mitgliedschaften oder Anmeldeformulare.

SimplyBook.me bietet aktuell eine Gratisversion und eine kostenlose Testversion. Die kostenpflichtige Version von SimplyBook.me ist ab 10,00 USD/Monat verfügbar.

➔ Mehr erfahren über SimplyBook.me

Orbnet

orbnet ist eine All-In-One Software Lösung für Coaches, Berater und Dienstleister. Mit orbnet verknüpfst du deine Terminbuchungen mit einem CRM zur Kundenverwaltung und deiner Buchhaltung. Die Software will so zur Konsolidierung verschiedener Geschäftsbereiche beitragen, um Prozesse zu verschlanken und deinen Verwaltungsaufwand zu minimieren.  

➔ Mehr zu orbnet

Tipps für Online-Buchungen als WordPress Plugins

Calendly

Über Calendly lassen sich verschiedenste Meetings planen und koordinieren, die gleichzeitig mit mehreren Kalendern synchronisiert werden können (keine Überbuchungen!). Calendly ermöglicht es außerdem, Zahlungen mit Kreditkarte oder PayPal abzuwickeln.

➔ Mehr Infos zu Calendly

Booking Calendar

Mit der Open-Source-Software Booking Calendar speicherst du alle Kalenderdaten ausschließlich in deiner eigenen Datenbank (kein Account bei Drittanbietern nötig). Das Plugin ist sehr einfach auf deiner WordPress-Website zu installieren und lässt sich ohne große Anfangshürden direkt einsetzen.

➔ Mehr Infos zu Booking Calendar

Simple Booking Calendar

Einfache Buchungsanforderungen erfüllt ebenfalls das Tool Simple Booking Calendar. Einziges Manko bzw. nur geeignet für bestimmte Branchen: Mit Simple Booking Calendar können Kundinnen und Kunden lediglich Buchungen für ganze Tage vornehmen. Simple Booking Calendar ist deshalb besonders geeignet für das Buchen von Übernachtungen, Reisen, Ausflügen & Events. 

➔ Mehr Infos zu Simple Booking Calendar

Kommt dein Geschäftsbetrieb mit den absoluten Basisfunktionen aus, sind WordPress Plugins, wie Simple Booking Calendar oder Booking Calendar eine geeignete Wahl. Zusätzliche Funktionen wie z.B. Integrationen in externe Kalender oder eine Bezahlfunktion bieten Plugins wie Calendly oder Amelia.

Mehr Online-Buchungen für dein Business: Fazit

Drei Tipps, wie dein Online-Buchungstool auch in der Praxis zum Umsatztreiber wird:

1. Gute Sichtbarkeit garantieren: Achte darauf, dass die Buchungsfunktion gut sichtbar auf deiner Landing Page integriert wird bzw. auf allen einzelnen Unterseiten (Buchungsbutton). Ein eigener Menuepunkt: „Buchen/Reservieren“ oder „Termin vereinbaren“ in deiner Navigation führt Nutzer/-innen noch gezielter zur Angebotsauswahl.
2. Preisübersicht erstellen: Erstelle eine eigene Seite mit einer Preisübersicht und der Möglichkeit zu buchen (Button oder Link zur Buchungsseite).
3. FAQ zum Buchungsvorgang integrieren: Erstelle eine FAQ auf deiner Buchungsseite, um häufig gestellte Fragen direkt zu beantworten und die Kaufentscheidung positiv zu beeinflussen.