Steuererklärung für Selbstständige: Tipps & Tricks

Steuererklärung: 10 Tipps, wie du kräftig sparen kannst

Jedes Jahr die gleiche Frage: Wie senke ich als Selbstständige meine Steuerlast?

Je nach Unternehmensform (Personen- oder Kapitalgesellschaft) und der Höhe deiner Einkünfte (Kleinunternehmerregelung) müssen Selbstständige, Freiberufler*innen und kleine Unternehmen unterschiedliche Steuern abführen. In allen diesen Fällen hast du jede Menge Sparpotenzial.

Die wichtigsten Steuersparmöglichkeiten haben wir für dich zusammengefasst:

1. Steuermindernde Betriebsausgaben & Werbungskosten

Steuermindernde Betriebsausgaben und Werbungskosten fallen in jedem Unternehmen an. Typische Betriebsausgaben sind u.a.: 

• Mietausgaben für Büro-, Geschäfts- und Werkstatträume
• Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (unter bestimmten Bedingungen)
• Kosten für Bürobedarf
• Kosten für Arbeitsmittel
• Werbekosten
• Bewirtungskosten 
• Reisekosten & Firmenwagen
• Kosten für eine Steuerberatung
• Zinsen für Schuldentilgung (z.B. bei Kontokorrentkrediten)
• Vorsteuer beim Einkauf von Waren (Vorsteuerabzug im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung)

2.  Investitionsabzugsbetrag 

Für sämtliche Investitionen, die in den nächsten drei Jahren deiner Selbstständigkeit im Unternehmen anfallen, darfst du sofort eine Steuerminderung in Höhe von 50 Prozent geltend machen (vgl. Art. 7g Abs. 1 EStG). Um den Investitionsabzugbetrag nutzen zu können, musst du drei Voraussetzungen erfüllen:

1. Die Investition erfolgt innerhalb der nächsten 3 Jahre.
2. Die geplanten Investitionen werden zu 90 Prozent betrieblich genutzt.
3. Es gilt eine maximale Grenze zum Jahresgewinn in Höhe von 200.000 EUR.

3. Fahrtkosten & Firmenwagen

Als Freiberufler im Außendienst oder kleines Handwerksunternehmen legst du im Jahresverlauf viele Kilometer zurück. Fahrten mit einem privaten Fahrzeug machst du in der Steuererklärung über die Kilometerpauschale geltend. 

Nutzt du einen eigenen Firmenwagen oder Fuhrpark, kannst du die hierfür anfallenden Gesamtkosten abzüglich einer möglichen Privatnutzung (=betriebliche Einnahme in der Gewinnermittlung) steuerlich absetzen. Der Neukauf eines Firmenwagens ist über einen Zeitraum von sechs Jahren abschreibungsfähig.

Eine weitere Möglichkeit der Steuereinsparung können Unternehmensgründer*innen nutzen, die ein bereits vorhandenes Fahrzeug als Einlage in das Betriebsvermögen einbringen und dadurch abschreiben können. 

In allen Fällen gilt: Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, merke dir folgende Richtwerte zur privaten und geschäftlichen Nutzung von Automobilen:

• Nutzung unter 10 Prozent für betriebliche Zwecke: Zuordnung zum Privatvermögen
• Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent: Vermögensart durch Steuerpflichtigen frei wählbar
• Nutzung von über 50 Prozent für betriebliche Zwecke: Zuordnung zum Betriebsvermögen

4. Bewirtungskosten

Als steuerlich abziehbare Bewirtungskosten gelten sowohl geschäftliche, als auch betriebliche Bewirtungskosten, jedoch in unterschiedlicher Höhe:

• Geschäftliche Bewirtungskosten: zu 70 % abzugsfähig (Einzelnachweis erforderlich)
• Betriebliche Bewirtungskosten: zu 100 % abzugsfähig

Als geschäftliche Bewirtungskosten sind sämtliche Aufwendungen zur Pflege oder Anbahnung einer Geschäftsbeziehung steuerlich absetzbar. Dazu zählen u.a.:

• Aufwendungen im Rahmen einer Bewirtung für Personen, mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht
• Bewirtungskosten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens
• Kosten für die Bewirtung von freien Handelsvertretern, freien Mitarbeitern, Beratern oder Prüfern (Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer) 

Als betriebliche Bewirtungskosten gelten sämtliche betriebsinternen Arbeitnehmerbewirtungen. Dies umfasst z.B. Team-Events, Weihnachtsfeiern, Fortbildungsveranstaltungen etc..

Wann gelten Bewirtungskosten als angemessen? 

Der Gesetzgeber spricht regelmäßig von der Anerkennung "angemessener" Bewirtungskosten. Es gibt tatsächlich keine genau bezifferte Obergrenze für den Faktor Angemessenheit. In der Praxis haben sich jedoch Anhaltspunkte etabliert, die für eine Anerkennung mitentscheidend sind:

1. Größe des Unternehmens
2. Höhe von Umsatz und Gewinn

Faustregel: Je höher dein Umsatz, umso angemessener ist eine entsprechend teure Bewirtung von Geschäftspartnern, auch wenn es sich dabei um Kleinkunden handeln sollte. In Abhängigkeit deiner individuellen Geschäftssituation halten Steuerexperten Ausgaben zwischen 100 EUR und 200 EUR je Anlass und Person für angemessen.

5. Abschreibungen & Geringfügige Wirtschaftsgüter

Abschreibungen sind nicht nur für große Unternehmen ein valides Mittel, um die Steuerlast zu senken. Insbesondere der Sofortabzug für den Erwerb geringfügiger Wirtschaftsgüter (GWG) ist für Selbstständige und kleine Unternehmen ein wirksamer Hebel für Steuereinsparungen. Die vereinfachte und damit vollständige und sofortige Abschreibung von GWG akzeptiert das Finanzamt bei Anschaffungen mit einem Wert zwischen 251 EUR und 800 EUR.

Übersteigt die Summe deiner Aufwendungen diesen vorgegebenen Betrag, gibt es zudem die Möglichkeit Sammelposten zu bilden: Derart gebündelte Gesamtkosten zwischen 801 Euro und 1.000 Euro darfst du zusammenführen und zu gleichen Teilen für einen Zeitraum von fünf Jahren abschreiben. 

6. ‍Bildung einer gewinnneutralen Rücklage

Der Wert eines Wirtschaftsguts sinkt mit seiner Nutzungsdauer, unterliegt Beschädigungen oder wird mitunter Opfer von Diebstählen. Dafür hast du in der Regel eine Gewerbeversicherung, die Ersatz in Geldzahlungen leistet. Allerdings müssen Versicherungsleistungen als Teil der Gewinnermittlung berücksichtigt werden. Je mehr Gewinn du erwirtschaftest, umso höher fallen deine zu zahlenden Steuern aus. Bildest du jedoch aus diesen Zahlungseingängen eine sogenannte gewinnneutrale Rücklage und verknüpfst diese mit einer geplanten Ersatzbeschaffung, werden hierauf keine Steuern fällig.

7. Kosten für deine Website absetzen

Kosten für eine professionelle Außenkommunikation sind gegen Vorlage einer ordentlichen Rechnung steuerlich absetzbar. Dazu zählen u.a.:

• Kosten für die Anschaffung einer Domain
• Kosten für die regelmäßige Wartung der Webseite
• Kosten für Erstellung & Aktualisierungen
• Laufende Kosten für den Provider
• Rechtskosten im Zuge von Abmahnungen (DSGVO-konforme Website)

8. Steuern sparen durch vorgezogene Ausgaben

Steuertermine sind für dich kein Überraschungsmoment und so hast du jedes Jahr die Möglichkeit durch vorgezogene Ausgaben im jeweiligen Veranlagungszeitraum Sparpotenziale zu verwirklichen. Diese Gewinnverschiebung gelingt dir u.a. durch:

• die Abrechnung von Teil-Projekten
• die Erstellung von Rechnungen nicht am Jahresende, sondern zu Beginn eines neuen Jahres
• die Durchführung von zeitlich gezielten Bestellungen

9. Steuern sparen durch Sponsoring

Eigenmarketing und Steuern sparen auf einen Streich? Mithilfe von Sponsoring können Selbstständige nicht nur ihren Namen mit einem förderwürdigen Zweck verknüpfen. Sponsoring, das eindeutig einen wirtschaftlichen Nutzen für dein Unternehmen erzielt, ist als Betriebsausgabe in voller Höhe abzugsfähig.

10. Steuern sparen mit der richtigen Rechtsform

Ab einem bestimmten Gewinnbetrag kann es sinnvoll sein, deine Rechtsform zu wechseln, insbesondere dann, wenn du deinen erzielten Gewinn nicht ausschließlich für dich verbrauchst, sondern in deiner Firma lässt. Je nach Gewerbesteuerhebesatz bewegen sich die fälligen Steuern der GmbH zwar ähnlich zu den Personengesellschaften zwischen 23 und 33 Prozent, allerdings verfügen GmbH-Gesellschafter*innen über einen deutlichen Vorteil. Die Auszahlung deines Gehalts plus Vorsorge kann wiederum als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.

Steuererklärung 2021: Wann ist die Abgabefrist?

Die Einkommensteuererklärung für Selbstständige und Freiberufler*innen muss spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres abgegeben werden. Da der 31. Juli 2022 ein Sonntag ist, gilt der 1. August 2022 als Stichtag für die Steuererklärung 2021. Bei Beantragung einer (gut begründeten) Fristverlängerung hast du in der Regel bis zum 30. September Zeit für die Abgabe. Nutzt du die Hilfe eines Steuerbüros verlängert sich die Abgabefrist deutlich bis Ende Februar des übernächsten Jahres (für 2021: 28. Februar 2023).

Pünktlichkeit zahlt sich aus

Bei verpassten Abgabeterminen ist das Finanzamt berechtigt, einen Verspätungszuschlag zu verlangen. Seit dem Jahr 2018 gelten neue Strafen für das verspätete Abgeben oder das komplette Ignorieren der gesetzlichen Vorgaben zur Steuererklärung.

Pro Monat der Verspätung darf das Finanzamt 0,25 Prozent deiner zu versteuernden Einkünfte als Strafzahlung ansetzen, mindestens jedoch 25 Euro. Die Zahlung dieser Strafe gilt selbst, wenn du durch den Freibetrag keine Steuern bezahlen musst oder keine zu versteuernden Einkünfte bezogen hast. Maximal kann der Gesetzgeber von dir 25.000 Euro verlangen, beispielsweise wenn du absichtlich oder fahrlässig deine Pflichten ignorierst.

Bleiben Steuerpflichtige immer noch säumig, darf das Finanzamt ein sogenanntes Zwangsgeld erheben. Verstreicht auch dieser Aufruf zur Abgabe, erfolgt ein Schätzbescheid deiner Einkünfte, der wenig überraschend zumeist dem Fiskus zum Vorteil gereicht. 

Steuern sparen für Selbstständige & Freiberufler*innen: Fazit

Im Jahr 2021 betrug der Höchststeuersatz der Einkommensteuer in Deutschland 45 Prozent (Quelle: Statista). Fast die Hälfte deiner mühsam erwirtschafteten Einnahmen musst du gemäß Gesellschaftsvertrag teilen. Es ist das Gebot des Staates dieses Geld sparsam und im Sinne seiner Bürger*innen zu verwenden. Wer als Unternehmerin und Unternehmer Steuern spart, unterstützt damit nicht nur sich selbst, sondern ist wichtiger Souverain einer nachhaltigen Ausgabenpolitik (Stichwort: Schwarzbuch).

Eine Regierung muss sparsam sein, weil das Geld, das sie erhält, aus dem Blut und Schweiß ihres Volkes stammt. Es ist gerecht, dass jeder einzelne dazu beiträgt, die Ausgaben des Staates tragen zu helfen. Aber es ist nicht gerecht, dass er die Hälfte seines jährlichen Einkommens mit dem Staate teilen muss.

– Friedrich II., der Große (1712 - 1786), preußischer König, »Der alte Fritz«