Bewirtungskosten korrekt steuerlich absetzen

Geschäftliche Bewirtungskosten korrekt absetzen: Das ist neu

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat ein neues Schreiben für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass veröffentlicht. (vgl. BMF, Schreiben vom 30.06.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003:003). Es ersetzt die bislang geltenden Regeln aus dem Schreiben vom 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94.

Grund für die Überarbeitung und Neufassung sind die fortschreitende Digitalisierung und damit einhergehend neue Möglichkeiten durch z.B. elektronische Kassensysteme. Dies erfordert im gleichen Zug eine Anpassung der Aufzeichnungspflichten, ermöglicht aber auch - bei korrekter Anwendung - den Verzicht auf Papierbelege.

Digitalisierung hält Einzug im Steuerrecht

Das BMF-Schreiben regelt konkret die Anerkennung von ausschließlich maschinell erstellten, elektronisch aufgezeichneten und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherten Rechnungen aus Betrieben, die ein ebensolches elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzen. 

Digitale Kassensysteme & elektronische Datenübermittlung

Unternehmen, die Bewirtungskosten aufwenden (analog: der bewirtete Steuerpflichtige), können laut Aussage des BMF im Allgemeinen darauf vertrauen, dass elektronisch erstellte Rechnungen ordnungsgemäß sind, sofern sie mit folgenden Angaben ausgestattet sind:

• Transaktionsnummer,
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Alle Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.

Darüber hinaus dürfen Steuerpflichtige ihre Eigenbelege künftig digital erstellen oder digitalisieren, sofern sämtliche Daten durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben authorisiert sind und nachträglich nicht undokumentiert geändert wurden.

Digitaler Eigenbeleg (bewirtete/r Steuerpflichtige/r) und digitale Bewirtungsrechnung (Bewirtungsbetrieb) müssen gemeinsam abgebildet werden, durch z.B. eine eindeutige elektronische Verknüpfung (Index oder Barcode).

Als Grundlage für die neuen formalen Anforderungen an die Erstellung von Bewirtungsrechnungen setzt das aktuelle BMF-Schreiben die seit 1994 geschaffenen gesetzlichen Bestimmungen des §146a AO und der Kassensicherungsverordnung. 

Ab wann gelten die neuen Aufzeichnungspflichten?

Die geforderten Nachweispflichten gelten in allen offenen Fällen, sofern die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV überschritten werden (für Rechnungsbeträge ab einem Wert von mehr als 250 EUR).

Karenzzeit und erhöhter Verwaltungsaufwand

Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig.

Führen die Regelungen in diesem Schreiben über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21. November 1994 (a. a. O.) zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen vorauszusetzen, die nach dem 1. Juli 2021 anfallen.

- Auszug BMF-Schreiben vom 30.06.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003:003

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu dürfen, müssen Anlass und Zweck der Veranstaltung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten abzugsfähiger Bewirtungskosten unterschieden:

Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtungskosten

Als steuerlich abziehbare Bewirtungskosten gelten sowohl geschäftliche, als auch betriebliche Bewirtungskosten, jedoch in unterschiedlicher Höhe:

• Geschäftliche Bewirtungskosten: zu 70 % abzugsfähig (Einzelnachweis erforderlich)
• Betriebliche Bewirtungskosten: zu 100 % abzugsfähig

Als geschäftliche Bewirtungskosten sind sämtliche Aufwendungen zur Pflege oder Anbahnung einer Geschäftsbeziehung steuerlich absetzbar. Dazu zählen u.a.:

• Aufwendungen im Rahmen einer Bewirtung für Personen, mit denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht
• Bewirtungskosten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens
• Kosten für die Bewirtung von freien Handelsvertretern, freien Mitarbeitern, Beratern oder Prüfern (Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer) 

Als betriebliche Bewirtungskosten gelten sämtliche betriebsinternen Arbeitnehmerbewirtungen. Dies umfasst z.B. Team-Events, Weihnachtsfeiern, Fortbildungsveranstaltungen etc..

Wann gelten Bewirtungskosten als angemessen? 

Der Gesetzgeber spricht regelmäßig von der Anerkennung "angemessener" Bewirtungskosten, doch was ist damit konkret gemeint? Es gibt tatsächlich keine genau bezifferte Obergrenze für den Faktor Angemessenheit. In der Praxis haben sich jedoch Anhaltspunkte etabliert, die für eine Anerkennung mitentscheidend sind:

• Größe des Unternehmens
• Höhe von Umsatz und Gewinn

Faustregel: Je höher dein Umsatz, umso angemessener ist eine entsprechend teure Bewirtung von Geschäftspartnern, auch wenn es sich dabei um Kleinkunden handeln sollte. In Abhängigkeit deiner individuellen Geschäftssituation halten Steuerexperten Ausgaben zwischen 100 EUR und 200 EUR je Anlass und Person für angemessen.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Der formlose und schriftliche Nachweis über Bewirtungskosten (Eigenbeleg) folgt grundsätzlich den Anforderungen von § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 EStG:

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Steuerpflichtige schriftlich die folgenden Angaben zu machen: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. 

Diesen von dir unterschriebenen Nachweis mit den geforderten Angaben musst du "zeitnah" zum jeweiligen Bewirtungsereignis ausstellen.

Findet die Bewirtung in einem Restaurant oder allgemein in einem Bewirtungsbetrieb statt, bedarf es auf deinem Eigenbeleg lediglich der zusätzlichen Ausweisung von Angaben zum Anlass und den Teilnehmenden der Bewirtung. Ergänzend dokumentiert die Rechnung des Bewirtungsbetriebs das geschäftliche Zusammentreffen im Einzelfall.

Die Rechnung des Bewirtungsbetriebs muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.

Sonderfall Kleinbetragsrechnung bis maximal 250 EUR

Für Kleinbeträge bis zu einem Wert von maximal 250 EUR gelten gesonderte Aufzeichnungspflichten. Kleinbetragsrechnungen folgen mindestens den Anforderungen des § 33 UStDV. Folgende Angaben sind für Kleinbetragsrechnungen Pflicht:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
4. Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe zzgl. der anzuwendende Steuersatz bzw. im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Bewirtungskostenbeleg NEU: Diese Detailangaben sind Pflicht

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) 

Die Rechnung muss immer den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Merke: Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV).

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Die Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Im Fall von Kleinbetragsrechnungen sind diese Angaben nicht! erforderlich.

3. Ausstellungsdatum 

Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Merke: Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. 

4. Rechnungsnummer 

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt. Merke: Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. 

5. Leistungsbeschreibung 

Die Rechnung muss die jeweils der Bewirtungsleistung zugrunde liegende Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung ausweisen. 

Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Absatz 3 UStDV), erkennt das Finanzamt für den Betriebsausgabenabzug nicht an. Sämtliche Bewirtungsleistungen müssen im Einzelnen bezeichnet werden, generische Angaben wie "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht aus.

Aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen

Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" sowie aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind zulässig. Merke: Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen.

6. Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) 

Weiterhin muss eine Bewirtungsrechung Aussagen zum Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) treffen. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z. B. in der Form "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus. 

7. Rechnungsbetrag 

Der vollständige Rechnungsbetrag als Preis für die Bewirtungsleistungen zuzüglich gegebenes Trinkgeld sind abzugsfähig, sofern beide Leistungen auf der maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Rechnung ausgewiesen sind.

Wird ein Trinkgeld in der Rechnung nicht aufgeführt, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. In diesem Fall lässt du dir den Erhalt des Trinkgelds z.B. durch den Empfangenden vor Ort auf der Rechnung quittieren.

8. Name des Bewirtenden

Für sämtliche Bewirtungskosten, die den Kleinbetrag von 250 EUR übersteigen, hat zudem die namentliche Angabe des bewirtenden Steuerpflichtigen auf dem Rechnungsbeleg zu erfolgen. Dies geschieht laut BMF-Schreiben auch dann "ohne Bedenken", sollte der austellende Bewirtungsbetrieb dies handschriftlich auf der Rechnung vermerken.

Sonderfall: Unbare Abrechnung und Verzehrgutscheine

Werden Bewirtungsleistungen nachträglich in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei geschlossenen Veranstaltungen) oder sind in dem jeweils bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines elektronisch erstellten Belegs, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In solchen Fällen genügt die Geltendmachung der Bewirtungskosten mittels Vorlage der Rechnung plus Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung.

Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Begünstigten auf Rechnung deines Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb verköstigt werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.