Digitale Buchhaltung 1x1: Erleichterung für kleine Unternehmen

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind Schlüsselkompetenzen in einer zeitgemäßen und zukunftsfähigen Unternehmenswelt. Als in der Vergangenheit papierintensiver Unternehmensbereich mit vielen unterschiedlichen Geschäftsvorfällen und Verantwortlichkeiten sind Rechnungsführung und Buchhaltung prädestiniert für ein digitales Makeover.

Digitale Buchhaltung bedeutet die automatisierte Erfassung deiner Geschäftsvorfälle durch eine digitale Buchhaltungssoftware mit u.a. folgenden Funktionen:

• Erstellung & Versand aller Ausgangsrechnungen erfolgt digital und im zweiten Schritt automatisiert
• Scan & Archivierung sämtlicher Eingangsrechnungen in Papierform (GoBD-konform)
• Finanz-Dashboard zur Verwaltung und Auswertung

Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung ist nicht nur nachhaltig, sondern vor allem praktisch. Der initiale Aufwand der Investition in eine geeignete Buchhaltungssoftware zahlt sich auf jeden Fall aus. Einmal geschulte Mitarbeiter können in Zukunft eigenständiger Aufgaben durchführen (Zugriffsrechte festlegen) bzw. sind durch die Automatisierung zahlreicher Prozesse frei für anspruchsvollere Aufgaben im Unternehmen.

7 gute Gründe für die digitale Buchhaltung 

1. Mehr Durchblick: Nicht mehr selber alles sortieren, sondern alles auf einen Blick im Finanz-Dashboard deiner Software-Lösung. Bei der Entscheidung für oder gegen ein Buchhaltungs-Tool solltest du auf den Faktor Übersichtlichkeit und intuitive Bedienung achten. 
2. Automatisierung von Prozessen: Deine Buchhaltungssoftware erkennt mithilfe von Künstlicher Intelligenz häufig wiederkehrende Eingaben und automatisiert so deine Belegverarbeitung. Du kannst ausgewählten Mitarbeitern Zugriffsrechte für einzelne Bereiche der Finanzbuchhaltung erteilen, auf die sie überall und jederzeit Zugriff haben. So gelingt ein nahtloses Ineinandergreifen deiner Geschäftsbereiche ohne zusätzliche Absprachen vor Ort. 
3. Datenverfügbarkeit: Mal schnell in die letzten Quartalszahlen schauen? Mit einer digitalisierten Buchführung kein Problem. Sämtliche Daten sind bequem von unterwegs und mobil einsehbar. Das erleichtert die Abstimmung mit Mitarbeitern, Lieferanten oder bei Kundenrückfragen/-Retouren. 
4. Zeit- und Ressourcenersparnis: Unterschiedliche Geschäftsvorfälle sortiert die Buchhaltungssoftware automatisch den richtigen Konten zu. Dadurch müssen Belege im Vorfeld nicht mehr umständlich ihrem jeweiligen Bestimmungszweck zugeordnet werden. Das erleichtert die Buchung regelmäßiger Geschäftsvorfälle aber auch die vorbereitende Steuererklärungim Rahmen der doppelten Buchhaltung sowie für Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR).
5. Cloudspeicher statt Aktendepot: Zur Archivierung digitaler Belege brauchst du kein zusätzliches Büro. Ein digitaler Speicher bzw. ein Server genügt. Beides kannst du sicher und mit noch weniger Aufwand in der Cloud betreiben.
6. Nahtlose Kommunikation mit dem Steuerbüro: Die Digitalisierung der Finanzverwaltung erleichtert die Kommunikation mit deinem Steuerbüro. Über Schnittstellen können Daten in Echtzeit miteinander geteilt und ausgewertet werden. Das beschleunigt Prozesse, beugt Fehlern vor und spart den einen oder anderen Vor-Ort-Termin.
7. Rechtssicherheit: Seit 2019 gilt die Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD). Anbieter von Buchhaltungssoftware aktualisieren in der Regel ihre Software regelmäßig, um aktuellen Vorgaben des Finanzamts zu entsprechen. Achte bei der Anbieterwahl auf den diesbezüglichen Serviceumfang zur Rechtssicherheit gemäß GoBD sowie auf eine ordnungsgemäße Sicherheitsarchivierung im Einklang mit den gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung.

Welche steuerlichen Vorgaben gelten für die digitale Buchhaltung?

Alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert werden. Die Neufassung der GoBD findet Anwendung für sämtliche Besteuerungszeiträume, die nach dem 31.12.2019 enden. Bei Nichteinhaltung drohen dir im Fall einer Betriebsprüfung Gewinnzuschätzungen und u.U. Steuernachzahlungen. 

Welche Anforderungen muss ein Beleg gemäß GoBD erfüllen?

Geschäftsvorfälle gelten als GoBD-konform, wenn sie:

1. nachvollziehbar,
2. vollständig,
3. richtig,
4. zeitgerecht,
5. geordnet sowie
6. unverfälscht

abgebildet und aufbewahrt werden. 

Wer ist zur Aufbewahrung nach GoBD verpflichtet?

Prinzipiell gilt: Jede buchführungspflichtige Person muss sicherstellen, dass steuerrelevante Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungs- und fristgemäß aufbewahrt werden.

6 oder 10 Jahre?: Aufbewahrungsfristen kennen

In der Praxis solltest du deshalb die wichtigsten Fristen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kennen, die im Rahmen einer spontanen Betriebsprüfung jederzeit GoBD-konform nachweisbar vorliegen müssen. Die Fristen gelten für digitale Belege und für Dokumente in Papierform. Auch hier unterstützt dich in der Regel das Archivierungssystem einer Buchhaltungssoftware immer in Abstimmung mit deinem Steuerbüro. 

Die genauen Fristen zur Aufbewahrung einzelner Unterlagen regelt konkret die Abgabenordnung. Hier unterscheidet der Gesetzgeber zwischen besonders wichtigen Unternehmensdaten & Dokumenten (10 Jahre Aufbewahrungsfrist) sowie sonstigen Geschäftsvorfällen (6 Jahre Aufbewahrungsfrist).

Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO für folgende Dokumente:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen)
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Fahrtenbücher
• Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

Die Pflicht zur Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt u.a. für folgende Dokumente:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige steuerrechtlich relevante Unterlagen, darunter z.B. Angebote; Auftragsbestätigungen; Buchführungsprogramm; Mahnungen; Versicherungspolicen; Verträge

Wichtig: Verfahrensdokumentation in der digitalen Buchhaltung

Wichtig bei der Einrichtung einer digitalisierten Buchführung ist die parallele Anfertigung einer Verfahrensdokumentation, die sich in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation sowie einer Betriebsdokumentation zusammensetzt.

Im Fall einer Prüfung oder Kontrolle durch das Finanzamt ist die Verfahrensdokumentation dein Handbuch für den Betriebsprüfer, welches Aussage darüber trifft:

1. Welche Buchhaltungssoftware du anwendest (inkl. Bedienungshandbuch; Tutorials; FAQ o.ä.)
2. Welche technischen Systeme und Schnittstellen installiert sind
3. Wie Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet, weitergeleitet und archiviert werden

Vorsicht: Unvollständige Buchführung führt zu Gewinnschätzungen

Eine solide Verfahrensdokumentation gehört in jedes Unternehmen, ganz egal wie klein es ist. Fehlt sie umgekehrt, kann das im schlimmsten Fall teure Konsequenzen haben.

Insofern Bücher und Aufzeichnungen nicht oder nur unvollständig vorliegen bzw. bei Zuwiderhandlungen gegen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung (GoBD) ist das Finanzamt gemäß § 162 AO (Schätzung von Besteuerungsgrundlagen) dazu berechtigt, die entsprechenden Vermögensgegenstände wie Gewinne und Umsätze mithilfe von Branchenvergleichswerten zu schätzen.

Checkliste: Digitale Buchhaltung einrichten

Planst du aktuell die Umstellung deiner Buchhaltung auf eine digitale Rechnungsführung, die steuerlichen Anforderungen gerecht wird, sind diese fünf Punkte für die Installation erfolgskritisch:

1. Nutzung einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware
2. Erstellung einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation (siehe oben)
3. Schulung der verantwortlichen Beschäftigten
4. Tax-Compliance-Prüfung durch deine*n Steuerberater*in als Qualitätskontrolle
5. Möglichkeit der individuellen Anpassung durch den Softwareanbieter

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