Newsletter erstellen: E-Mail-Marketing leicht gemacht

Newsletter erstellen: Was ist zu beachten?

Als Soloselbständige mit eigenem Blog, als Berater oder Coach und selbstverständlich auch für kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe ist der E-Mail-Newsletter ein unverzichtbares Marketing-Tool. In Zeiten von Instagram, YouTube oder TikTok schätzt die Mehrheit der Kunden in Deutschland nach wie vor die E-Mail als Top-Kommunikationskanal. 

Um hohe Klickzahlen zu erreichen und die Abmelderate zu minimieren, solltest du beim Erstellen deines Newsletter aus folgende Elemente achten:

1. E-Mail-Absender: Vertrauen & Seriösität

Der E-Mail-Absender ist das erste, was Newsletter-Empfängern ins Auge sticht und neben der Betreffzeile das wichtigste initiale Aufmerksamkeitsmoment. Hier muss ersichtlich sein, von wem der Newsletter stammt. Dein Unternehmensname sollte deshalb an erster Stelle erscheinen. 

Nicht mehr als 20 Zeichen lang

Verwende für die Ausgestaltung des Absendernamens nicht mehr als 20 Zeichen. Neben der Firmenbezeichnung hast du weiteren Gestaltungsspielraum für z.B. ergänzende Personennamen- oder Teambezeichnungen, Themenbegriffe (Deals/Top-News/etc.), dein Logo, Sonderzeichen & Emojis oder Segmentierung durch Interessen/regionalen Bezug etc..

Einmal definiert sollte der Absendername nicht mehr geändert werden. So sorgst du für ein gleichbleibendes Vertrauen in deine Seriösität.

2. Betreffzeile im Newsletter

Faustregel: Die Kernaussage steht zuerst. So garantierst du, dass deine Betreffzeile auf allen Endgeräten vollständig erscheint und nicht abgeschnitten wird (responsiv).

Je nach Gegenstand und Thema des Newsletters hast du im Betreff kreative Freiräume, welche Power-Words du Kundinnen und Kunden mitgeben willst bzw. was du besonders hervorhebst.

Inspiration für eine klickstarke Betreffzeile:

• kurze Sätze bzw. Wortgruppen im Kommunikationsstil deiner Zielgruppe 
• spezifische Keywords & Power-Words (z.B. branchenspzifisch & universell: „NEU“; „Jetzt NEU“; „kostenlos“)  
• Personalisierung (persönliche Ansprache; regionaler Bezug oder Interessen-Segmentierung anhand getätigter Warenkäufe)
• künstliche Verknappung („Nur noch bis XY verfügbar“ / „Solange der Vorrat reicht“) im Rahmen der Gesetzgebung zur Verhinderung von unlauterem Wettbewerb (kein Lockvogelangebot!; das verfügbare Angebot muss in einem angemessenen Verhältnis zu den durch die Werbung geweckten Erwartungen deiner Kunden stehen, sonst besteht Abmahngefahr (BGH-Urteil)
• Sonderzeichen und Emojis (sinnhaft und dezent)

3. Nicht zu unterschätzen: der Preview Text

Einige E-Mail-Anbieter unterstützen eine zweite Betreffzeile. Nutze sie! Hier kannst du die Klickrate deutlich erhöhen, indem du die Vorteile des Newsletters noch einmal hervorhebst. Im Grunde stehen dir hierfür die gleichen gestalterischen Optionen wie in der Betreffzeile zur Verfügung. Geh also in die Vollen und nutze die 110 Zeichen des Preview-Textes für einen Teaser der Lust macht auf mehr.

4. Content und Inhalte

Jetzt geht es darum, welche Inhalte du mit deinen Kundinnen und Kunden teilen und worüber du sie informieren willst. Grundsätzlich gilt:

Konzentriere dich auf ein Hauptthema im Newsletter. Triff klare Aussagen in aktivierender Sprache. Verwende Zwischenüberschriften und bereite Inhalte scannbar auf (nicht mehr als fünf Zeilen für einzelne Paragraphen). Achte auf Farben, Schriftarten und Bilder im Einklang mit deinem Corporate Design (Styleguide).

Welche konkreten Inhalte du teilst, hängt ganz von deiner Branche und Zielstellung ab. In der E-Mail-Marketing Strategie hast du deshalb idealerweise bereits im Vorfeld geklärt, welche Ziele dein Newsletter verfolgt (mehr Abverkauf; mehr Markenbekanntheit; Herausstellung einer besonderen Expertise etc.).

Klassische Content-Formate für einen vielseitigen Newsletter sind u.a.:

• Newsbeiträge, Experten-Interviews, FAQ
• How-Tos, Webinare & Tutorials
• Kundenstimmen und Online-Bewertungen
• Neue Serviceleistungen (Kundenservice)
• Updates aus dem Unternehmen (neue Produkte; Innovationen; Mitarbeiter-Porträts; Auszeichnungen etc.)
• Infografiken & Branchen-Trends
• Events und Wettbewerbe

5. Aufbau und Struktur

Bei Aufbau und Struktur deines Newsletters gibt es im Rahmen der Vorgaben deines gewählten Newsletter Tools einige Best Practices, die den Erfolg deiner Conversion begünstigen:

Above-the-fold-Prinzip: In den ersten 20-25 Prozent der Mail müssen die wichtigsten Informationen und Handlungsaufforderungen platziert werden. Dazu zählen dein Logo, die Kernaussage, eventuell eine Navigation (häufig bei Online-Shops und idealerweise clickbar=konvertierbarer CTA)

Bilder hochaufgelöst aber komprimiert: Bilder im Newsletter im Anschluss an die Kopfzeile müssen hochaufgelöst und gleichzeitig komprimiert erscheinen. Am schnellsten klappt dies online mit Tools wie ILoveIMG und CompressJPEG. Hier lädst du deine Bilder hoch und kannst sie dann nach verschiedenen Kriterien verkleinern lassen, teilweise um bis zu 50 Prozent. Für regelmäßige Newsletter empfiehlt sich die Investition in zusätzliche Software. Programme wie TinyPic oder der Image Resizer sind äußerst schlank und verkleinern Bilder in wenigen Sekunden. Vergiss nicht, deine Bilder mit Alt-Tags zu beschreiben, die wiedergeben, was auf dem BIld zu sehen ist. Dadurch garantierst du Barrierefreiheit, auch wenn Bilder einmal nicht angezeigt werden können. 

Einfache Gifs zur Steigerung der Conversion: Gifs erhöhen die Conversion und werden von vielen Newsletter-Programmen unterstützt. Ihr dezenter Einsatz gibt deinen Inhalten ein frisches Design. Achte darauf, dass du Elemente mit wenig Speicherplatz verwendest, um nicht das Gegenteil zu erreichen: Absprung durch zu lange Ladezeiten.

Call-to-Action Button: Dein CTA muss sich klar vom restlichen Design abheben. Verwende spezifische Farben und experimentiere mit Schriften und Buchstabenabstand. Nutze konkrete Aufforderungen, die dein Conversion Ziel unterstützen. Individualisiere, z.B. durch direkte Aufforderungen: "Sichere dir den neuen HILTI-Bohrer" oder "Ja, ich will den Yoga-Gutschein" oder "Lern Max kennen, er kennt dein Auto" u.v.m. Allgemeine Aufforderungen wie "Hier klicken" oder "Jetzt weiterlesen" sind zunehmend inflationär und können deine Conversion verringern.

Ein- vs. mehrspaltig: Templates der Breite 600px gelten mittlerweile als Standard für die meisten E-Mail-Provider. Einspaltige Newsletter gewährleisten einen klaren Lesefluss von oben nach unten. Mehrspaltige Newsletter haben den Vorteil, dass du auch viel mehr Infos platzieren kannst. Am besten testest du verschiedene Varianten und vergleichst die Clickzahlen. 

Schriftarten & Schriftgrößen: Empfohlene Schriftarten für Newsletter sind Georgia und Verdana. Nutze nicht Arial und Helvetica, da diese in längeren Textabschnitten durch die gespiegelten Buchstaben b,d,p und q schwieriger zu lesen sind. Als empfohlene Schriftgrößen für Text und Überschriften haben sich einige gute Größenwerte etabliert: für Überschriften: 22-28 px / für Body-Text: 14-18 px / als Zeilenabstand: 1,4 und 1,5 px.

Welches Newsletter-Tool soll ich verwenden?

Versende deine Newsletter nicht mit klassischen E-Mail-Programmen wie z.B. Outlook, Gmail und Co., sondern nutze auf jeden Fall ein kostenloses Newsletter-Tool, das in der Regel erst mit wachsendem Nutzungsumfang gebührenpflichtig wird. 

Vorteile professioneller E-Mail-Newsletter Tools

Newsletter-Programme stellen sicher, dass deine Mails nicht im SPAM landen, alles via One-Click versendet wird und dass deine Kunden ruhig schlafen, weil sie wissen, dass ihre Daten im Einklang mit der DSGVO verwaltet werden. 

Must-haves für Newsletter Programme

Bevor du dich für ein Newsletter-Tool entscheidest, solltest du dessen Funktionsumfang genau kennen. Zu den absoluten Must-haves gehören:

1. Double-Opt-in-Verfahren (um E-Mail-Adressen DSGVO-konform erheben zu können)
2. Automatisiertes Listen-Management (z. B. Austragungslink in jedem Newsletter, Anfrage bzgl. gespeicherter Daten etc.)
3. Autoresponder (für automatisierte Kampagnen nach erstmaliger Eintragung, z. B. für eine Willkommens-Mail)
4. Aktionsbasiertes Marketing (z. B. Nutzer klicken auf einen Link im Newsletter, was das Versenden einer weiteren E-Mail auslöst)
5. Import- und Export-Funktion für E-Mail-Adressen (wichtig, um bei Bedarf das Tool wechseln zu können)
6. Kompetenter und bemühter Support (idealerweise auf Deutsch und in deiner eigenen Arbeitszeit verfügbar)
7. Bietet eine API (Schnittstelle zur Datenweitergabe und Kommunikation mit anderen Tools, wie Newsletter-Plugins, Online-Kurs-Plattformen, LMS-Plugins, Membership-Plugins oder Homepage-Baukästen)
8. Server in Deutschland oder in der EU (die Nutzung von Newsletter-Anbietern aus den USA und anderen Nicht-EU-Ländern kann ein rechtliches Risiko darstellen und sollte umfassend überprüft werden)