Die besten Online-Tools für mehr Produktivität

Die Vorteile von digitalen Tools für Unternehmen:

Produktivität und Effizienz sind die KPIs für ein profitables Unternehmen, doch regelmäßig ist es vor allem für Einzelunternehmer/-innen und Solo-Selbständige eine große Herausforderung, Prioritäten zu setzen und Aufgabenbereiche abzugeben.

Kleine Unternehmen können ihre Organisation verbessern, indem sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, effektive Kommunikationswege aufbauen, digitale Tools zur Automatisierung von Prozessen einsetzen und ein positives Arbeitsumfeld fördern, das Mitarbeitermotivation und -engagement unterstützt. 

Wir zeigen dir hier, welche kostenlosen Online-Tools du nutzen kannst, um deinen Alltag zu entschleunigen, Projekte besser zu organisieren und dein Online-Marketing zeitgemäß aufzustellen.

1. Design Tools & Tools für die Zusammenarbeit

Kostenlose Design-Tools bieten eine großartige Möglichkeit, qualitativ hochwertige Grafiken und Designs zu erstellen, ohne ein Vermögen auszugeben. Mit diesen Tools kannst du mühelos eigene Designs erstellen, bearbeiten und anpassen, um deine Marketing-Produkte attraktiv zu gestalten. 

Von einfachen Grafiken bis hin zu komplexen Illustrationen bieten kostenlose Design-Tools eine Vielzahl von Funktionen, die jedem, unabhängig von den eigenen Design-Fähigkeiten, zugänglich sind. Drei von ihnen stellen wir dir hier vor:

1. Canva

Canva ist eine Online-Designplattform, die es dir leicht macht, schöne Designs zu erstellen. Sie bietet eine breite Palette von Tools und Funktionen, mit denen Nutzer schnell und einfach individuelle Designs erstellen können. Mit Canva kannst du Logos, Illustrationen, Plakate, Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Infografiken, Social-Media-Posts und vieles mehr in wenigen Minuten erstellen.

Preisgestaltung: Kostenlose Version vorhanden; 30-Tage Testversion für Pro-Abo

2. Figma

Figma ist eine Online-Designplattform, die es dir ermöglicht, gemeinsam an der Erstellung interaktiver, originalgetreuer Designs zu arbeiten. Es handelt sich um eine End-to-End-Lösung, mit der mehrere Projektbeteiligte gemeinsam an Visualisierungen, UI/UX-Projekten und Animationen arbeiten können.

Die Plattform eignet sich besonders gut für Web- und Mobilanwendungen, ermöglicht aber auch die effiziente Produktion von Illustrationen, Wireframes, Logos, Präsentationen und vielem mehr. Im Kern bietet Figma eine leistungsstarke Suite von Tools, mit denen Teams mit wenigen Klicks professionelle Designs erstellen können.

Preisgestaltung: Kostenlose Version vorhanden; verschiedene Preis-Modelle zusätzlich

3. Miro

Miro ist eine Online-Kollaborationsplattform, die es Teams gestattet, in Echtzeit auf einem gemeinsamen Whiteboard zusammenzuarbeiten. Durch die Verwendung von Haftnotizen, Formen, Bildern, Videos und anderen Multimedia-Elementen, können alle an einem Projekt beteiligten Partner gemeinsam brainstormen, planen und nächste Schritte visuell über das Miro-Board kommunizieren.

Miro bietet außerdem Funktionen wie benutzerdefinierte Vorlagen, Storyboarding-Tools und Integrationen mit über 200 beliebten Anwendungen und Diensten, um den gemeinschaftlichen Arbeitsprozess zu erleichtern.

Preisgestaltung: Kostenlose Version vorhanden; verschiedene weitere preisgünstige Modelle

2. E-Mail Marketing Tools

E-Mail Marketing gilt aufgrund seines besonders hohen Return on Investments (ROI) als eine der effizientesten Disziplinen im Online Marketing und spielt heutzutage in jedem Unternehmen – egal welcher Größe – eine sehr wichtige Rolle. Um das Beste aus deinem E-Mail Marketing herauszuholen, ist die Wahl des passenden Tools von entscheidender Bedeutung.

Kostenlose E-Mail-Marketing Tools erleichtern dir den Zugang zu deiner Zielgruppe und helfen dir, deine Kundengewinnung zu optimieren. Beispiele hierfür sind u.a. Anschlussmailings bei Warenkorbabbrechern; Reaktionsmailings auf individuelle Produktsuchen; Welcome-Mailings für neue Abonnenten deines Newsletter oder du schickst einfach ein Geburtstagsmailing an deine Stammkunden, um die Kundenbindung zu stärken. Dank E-Mail-Marketing Automation ist dies jederzeit möglich.

Die beliebtesten E-Mail-Marketing Software-Anbieter sind

1. Sendinblue,
2. Mailchimp,
3. CleverReach sowie
4. GetResponse 

Bei allen 4 E-Mail Marketing Softwares hast du die Möglichkeit, A/B-Tests zu versenden und somit die Wirkung einzelner Mail-Komponenten gezielt zu testen (z.B. Betreffzeile; E-Mail-Absender, Inhalte und Layouts). So findest du heraus, welche Ansprachen und Formate deine Kunden am ehesten ansprechen. CleverReach und Mailchimp bieten darüber hinaus auch multivariate Tests an – das bedeutet, du kannst bis zu acht verschiedene Versionen derselben Kampagne testen.

Regelmäßig Bestell-, Versand- oder Terminbestätigungen versenden

Willst du z.B. regelmäßig Bestell-, Versand- oder Terminbestätigungen versenden, benötigst du eine Software, die das Versenden transaktionaler E-Mails (beispielsweise dank APIs) ermöglicht.

Sendinblue, Mailchimp und GetResponse bieten diese Funktionen an. Bei Mailchimp und GetResponse sind transaktionale E-Mails jedoch nicht direkt in der Software verfügbar und integriert, sondern müssen über ein zusätzliches, kostenpflichtiges Add-On (z.B. Mandrill) dazugekauft werden. Bei Sendinblue sind Transaktionsmails fester Bestandteil der Software, das bedeutet, du verschickst bereits im kostenlosen Paket transaktionale Mailings.

3. Projektmanagement Tools

Projektmanagement-Tools helfen dir dabei, deine Projekte zügiger abzuschließen und effektiver mit deinem Team oder Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten. Du siehst Projektfortschritte jederzeit transparent an nur einem Ort, kannst Aufgaben zuweisen, Prioritäten setzen, Zeitpläne erstellen und Ressourcen verwalten. Verzögerungen und Verwirrungen werden dadurch minimiert, die Effizienz deines Unternehmens gestärkt und du erzielst bessere Arbeitsergebnisse.

Die folgenden Projektmanagement-Tools empfehlen wir dir:

1. ClickUp

ClickUp ist eine All-in-One-Projektmanagementlösung, die Benutzern hilft, intelligenter und schneller zu arbeiten. Sie verfügt über eine breite Palette von Werkzeugen wie Aufgabenansicht, Teamansicht, Kalenderansicht und Mind Maps zur Optimierung der Produktivität und Zusammenarbeit in Teams. 

Mit seinen kollaborativen Fähigkeiten, den fortschrittlichen Anpassungsoptionen und der optimierten Benutzeroberfläche erleichtert ClickUp eine schnelle Entscheidungsfindung und sorgt dafür, dass du das Beste aus deinen Projekten herausholen wirst.

Preisgestaltung: Kostenlose Variante verfügbar

2. Confluence

Confluence ist eine Wiki-Software, die vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt wurde und hauptsächlich für die Kommunikation und den Wissensaustausch im Unternehmen verwendet wird. Das Online-Tool Confluence stellt sozusagen ein Online-Lexikon dar, dessen Inhalte du nicht nur online lesen, sondern auch direkt im Webbrowser bearbeiten kannst.

In Confluence ist es möglich, diverse Kategorien und Unterseiten anzulegen, deren Inhalte du ganz einfach ändern oder ergänzen kannst. Die Anwendungsfelder von Confluence sind vielfältig; vom allgemeinen Wissensaustausch im Unternehmen bis zur Projekt- und Meeting-Dokumentation. Die interaktive Nutzung im Team wird ermöglicht, indem du Personen auch hier mit einem „@“ markieren und per E-Mail benachrichtigen kannst.

Preisgestaltung: Kostenlose Variante verfügbar

3. Asana

Asana ist ein Online-Tool für die Organisation von Arbeitsplätzen, das von Teams genutzt wird, um das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu optimieren. Es ermöglicht dir, große Projekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen, diese den jeweils Mitarbeitenden zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Fristen zu verwalten.

Asana lässt sich auch mit anderen Diensten wie Dropbox und Google Drive integrieren, so dass du Dateien anhängen und schnell mit externen Ressourcen verknüpfen kannst.

Preisgestaltung: Kostenlose Version Ja

4. Podcasting Tools

Podcasting-Tools bieten dir eine einfache und effektive Möglichkeit, Podcasts zu erstellen und zu veröffentlichen. Mit diesen Tools können Nutzer Audio-Dateien aufnehmen, bearbeiten und in verschiedene Formate konvertieren. Podcasting-Tools bieten dir Funktionen wie Hintergrundmusik, Soundeffekte und Bearbeitungsoptionen wie das Schneiden und Zusammenfügen von Audio-Clips. Einige Anbieter stellen auch Hosting-Optionen bereit, mit denen du deine Podcasts direkt auf verschiedenen Plattformen wie Apple Podcasts und Spotify veröffentlichen kannst.

Willst du in Zukunft mit professionellen Audio-Inhalten deine Markenbekanntheit steigern und Neukunden gewinnen, sind die hier genannten Podcasting-Tools dazu geeignet, ein höheres Engagement und eine größere Reichweite zu erzielen:

1. Transistor

Transistor ist eine Podcast-Hosting-Plattform, die es dir leicht macht, deinen eigenen Podcast zu starten, zu verwalten und zu erweitern. Es bietet Funktionen wie Episodenverteilung, Website-Hosting, Medienspeicherung und Analysen und gibt dir damit alle Werkzeuge an die Hand, welche für die Erstellung eines erfolgreichen Podcasts wichtig sind. Darüber hinaus bietet Transistor erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Domains und Sicherheit auf Unternehmensebene für große Podcasts mit einem Millionenpublikum.

Preisgestaltung: Kostenlose Variante; Starter Package ab 19 USD

2. Descript

Descript ist eine leistungsstarke Plattform zur Audiobearbeitung, die speziell für das Podcasting entwickelt wurde. Descript ermöglicht es dir, mehrere Spuren aufzunehmen, diese in Echtzeit zu bearbeiten, Musik und Soundeffekte hinzuzufügen sowie deine Aufnahmen mit der eingebauten Rauschunterdrückungstechnologie fein abzustimmen und das Timing einzelner Wörter oder Sätze anzupassen.

Darüber hinaus bietet Descript eine Reihe von Optionen zum Exportieren von Podcasts als MP3-Dateien oder zur direkten Veröffentlichung auf Hosting-Diensten wie SoundCloud oder YouTube. Schließlich lässt sich das Programm in gängige Transkriptionstools integrieren, so dass Audiodateien mithilfe von Transkripten leicht durchsucht werden können.

Preisgestaltung: Kostenlose Version Ja; Creator-Package ab 15 USD/Monat

5. Video Tools

Kostenlose Videobearbeitungs-Tools bieten dir eine Vielzahl von Funktionen, um eigene Videos z.B. für deinen Social-Media-Auftritt zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen. Die folgenden Video-Tools sind für kleine Unternehmen empfehlenswert:

1. Adobe Premiere Pro

Adobe Premiere Pro ist ein Videobearbeitungsprogramm von Adobe. Von Videobearbeitung, Motion Graphics, Visual Effects und Animationen, kann alles um die Videobearbeitung in Adobe Premiere Pro getätigt werden. Adobe Premiere Pro ist ein skalierbares Toolset und arbeitet mit Photoshop und After Effects zusammen. Über Frame.io können Projekte gemeinsam mit anderen Mitgliedern eines Teams bearbeitet werden.

Mit Premiere Pro ist es außerdem möglich, auf die Collection von Adobe Stock zurückzugreifen.  Willst du weitere Tools aus der Cloud mit Premiere Pro nutzen, steht dir das Creative Cloud-Abo von Adobe zur Verfügung.

Das Videobearbeitungsprogramm steht 30 Tage kostenlos zum Testen zur Verfügung.

2. Animoto

Animoto ist ein Online-Video-Tool, mit dem du ansprechende Videos aus Fotos, Videos, Musik und Text erstellen kannst. Animoto bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Stilen, um den Stil und die Stimmung des jeweiligen Videos anzupassen. Unternehmen können auch eigene Musik hinzufügen oder aus einer Bibliothek von lizenzfreien Tracks wählen. Animoto eignet sich besonders gut für die Erstellung von Marketing-Videos oder Diashows.

3. CapCut

CapCut ist ein benutzerfreundliches Videobearbeitungsprogramm mit einem breiten Funktionsumfang, darunter u.a. In-App-Schriftarten, Zeitlupen oder Schlüsselbildanimationen. Das Tool eignet sich vor allem für die Bearbeitung von Videos für TikTok, Instagram oder YouTube.

Mit CapCut kannst du unkompliziert eine Fülle an Bearbeitungsschritten effizienter durchführen, z.B. Zuschneiden und Kürzen von Clips sowie das Aufteilen von Videos. Zudem können Videoclips animiert und Videogeschwindigkeiten angepasst werden.

Das Viedobearbeitungs-Tool steht dir als kostenlose App zum Download bereit.